se et=UTF-8″>

Asistentky a sekretářky tvoří jednu z nejdůležitějších rolí v každé firmě, i když se to často neříká moc nahlas. Pravdou však zůstává, že tyto pravé ruky všech vedoucích a šéfů často udržují chod firmy a jsou neméně důležité, než jejich nadřízení. Trendem se postupně stává využívání tzv. virtuálních asistentek. Jaký je rozdíl mezi povoláním klasické a virtuální asistentky a jak se jí stát?

Kdo je virtuální asistentka?

Náplň práce každé asistentky je více méně odlišná v závislosti na jejím zaměstnavateli. Ve většině případů se však alespoň v základech jedná o stejné činnosti jako: vyřizování korespondence, plánování kalendáře a aktivit, příprava podkladů, administrativa apod. Často také asistentky zavítají do vod účetnictví nebo marketingu a personalistiky.

Jaký je tedy rozdíl mezi náplní práce virtuální a klasické asistentky? Prakticky žádný. Rozdílná je pouze forma výkonu této práce.

Na rozdíl od asistentky nebo sekretářky v kanceláři, se ta virtuální nachází doma (nebo tam, odkud pracuje) a vykonává své úkoly online. Vyřizuje poštu, e-maily, obstarává schůzky a připravuje prezentace. Pouze s tím, že vše dělá přes online nástroje a internet.

Taková forma neustálého homeofficu začíná být velmi populární a to z hlediska zaměstnavatele i zaměstnanců. Pokud se tedy taky toužíte z různých důvodů osvobodit od fixního místa výkonu práce, čtěte dál. Prozradíme vám, jak na to.

Krok za krokem: Jak se stát virtuální asistentkou?

Virtuální asistentkou se můžete bez předchozích zkušeností a jedná se o vhodnou kariéru například pro maminky s dětmi, freelancery, digitální nomády apod. Stačí chuť a trocha vzdělávání se a můžete začít.

1. Začněte vzděláním v oblasti administrativy

Prvním krokem, jak se stát virtuální pomocnicí (nebo pomocníkem) vašeho budoucího zaměstnavatele je vzdělávání se. Bez něj to nepůjde.

Vše o profesi asistenta/tky nebo sekretáře/ky se můžete dozvědět na rekvalifikačním kurzu z oblasti administrativy. Není sice přímo určen pro výkon online práce, avšak získáte zde všechny potřebné informace pro výkon tohoto zaměstnání. Převést vše do onlinu už pak můžete s nabytými znalostmi sami.

Co všechno se na kurzu naučíte?
Získáte znalosti z oblasti administrativy, naučíte se společenské chování vyžadované ve firmách (hodí se i pro online schůzky), zlepšíte své komunikační schopnosti. Dozvíte se o firemních procesech a principech nebo se například naučíte psát všemi deseti.

Na konci kurzu získáte osvědčení o rekvalifikaci, které můžete využívat jako podklad pro výkon své práce i referenci. Zvláště pak v období svých začátků. Toto osvědčení je platné po celé České republice a časově neomezené.

Po úspěšném zvládnutí rekvalifikace jste připraveni pro výkon asistentky nebo sekretářky a můžete začít překlápět tuto pozici do online světa.

2. Nabízejte své služby

Velmi důležité pro povolání virtuální asistentky je vytvoření prezentace sama sebe a svých služeb. Vytvořte si web (nebo jej nechte vytvořit nějakým specialistou na tvorbu webů a online marketing), který bude sloužit jako vaše vizitka.

Můžete zde uvést veškeré své zkušenosti, osvědčení z rekvalifikace, reference, ceník, jednoduše vše potřebné pro vaši prezentaci. Web také může sloužit jako portfolio práce, které často chtějí zaměstnavatelé vidět.

Začněte nabízet své služby na různých portálech pro to určených a mnoha Facebookových skupinách, kde zaměstnavatelé hledají své zaměstnance a naopak. Odpovídejte na inzeráty, nebojte se a věřte si. Komunikujte slušně, rozumně a jistě brzy získáte první důležité klienty (věřte, že sehnat první klienty je nejtěžší, poté už jde vše samo).

3. Stanovte si jasnou cenu a jiné podmínky

Za své služby si stanovte jasnou cenu například za hodinu. Podívejte se na průměrné platy virtuálních asistentek na různých diskuzních fórech a internetu, avšak neberte je jako dogma.

Vaše cena by měla být odrazem vašich nákladů a hodnoty vašeho času. Stanovte si takovou hodinovou sazbu, se kterou pokryjete své náklady a budete žít dle vašich standardů.

4. Sbírejte reference

Každého klienta, se kterým spolupracujete už nějaký ten týden, požádejte o sepsání pár řádků o vás. Udělené reference můžete prezentovat na webu, a pokud s vámi budou klienti spokojení, můžete dle toho navyšovat svoji hodinovou sazbu. Navíc získáváte cenou zpětnou vazbu, ze které se toho lze mnoho naučit a vyčíst.

5. Nepolevujte a dál se vzdělávejte

Neustálé vzdělávání se v oboru vás může odlišovat od konkurence. Díky němu můžete zvýšit svoji hodnotu na trhu práce. Nepolevujte a vzdělávejte se pomocí článků, publikací a dalších kurzů.

Rekvalifikační kurz si za několik let můžete klidně zopakovat a zdokonalit tak své znalosti. Za pár let se v oboru dokáže změnit spousta informací, technologie se vyvíjejí apod. To platí pro jakýkoliv obor, včetně toto vašeho – virtuální asistentky.

Vhodná doba pro obnovení vašich znalostí nastává také po návratu například z mateřské nebo rodičovské dovolené či po delší nemoci nebo úrazu, který vás na nějakou dobu vyřadil z pracovního procesu.

Výhody asistentství na dálku pro vás i vašeho klienta

Jaké jsou výhody asistentek na dálku? Najdeme jich mnoho, jak pro vás jako zaměstnance, ale také pár pro vašeho zaměstnance nebo klienta, které můžete použít jako argumenty při domlouvání podmínek.

Flexibilita práce– mezi největší výhody patří nezávislost na místě výkonu práce. Můžete tedy pohodlně pracovat z domu nebo například ze zahraničí. Někomu vyhovuje rušné prostředí kavárny a jiný zase radši vyrazí pracovat do přírody, kde je klid a ticho. V každém případě si můžete uzpůsobit prostředí vaší “virtuální kanceláře”.

Časová rovina– další skvělou výhodou je časová flexibilita, kterou online práce nabízí. Pokud se nejedná zrovna o online schůzky nebo jiné časově fixované aktivity, můžete vyřídit všechny pracovní záležitosti v čas, který se hodí vám. Může to být brzy ráno, přes odpoledne nebo až děti večer usnou. Je to pouze na vás. Stačí myslet na deadliny a dodržovat je.

Vhodná práce pro maminky – jak už jsme několikrát naznačili, jedná se o ideální práci pro matky s dětmi. Zvlášť díky dvěma předchozím bodům a jednoduché kombinovatelnosti s osobním životem.

Úspora nákladů– tento bod můžete využít jako argument pro zaměstnavatele. Jedná se o úsporu nákladů, která je s prací z domu spojená (vy byste na tyto náklady však neměli zapomínat při počítání své hodinové sazby). Váš zaměstnavatel však výrazně ušetří za náklady na kancelář, elektřinu apod., které by musel platit, pokud by vás chtěl fyzicky na místě. Vy zase ušetříte za dopravu apod. Podle nových studií o práci z domu vychází, že je pro obě strany finančně výhodnější.

Jaké vlastnosti virtuální asistentky se cení?

Jakožto (virtuální) pravá ruka svých klientů byste měl/a disponovat určitými vlastnostmi. Které schopnosti se u asistentů a asistentek cení nejvíce?

• spolehlivost
• dochvilnost a dodržení termínů
• kreativita a tvořivost
• schopnost řešení problémů (nic není nemožné, že?)
• rychlost a flexibilita
• hlava plná nápadů a zajímavých podnětů
• jazykové dovednosti

Pokud takovými vlastnostmi oplýváte, bude zaměstnání virtuální asistentky to pravé pro vás. Možná si díky tomu zajistíte práci svých snů. A to alespoň za pokus stojí, nemyslíte?